Datenschutzerklärung für die Nutzung des Foresight Strategy Cockpit (FSC)
Benutzerkonten im FSC können entweder durch die betroffene Person selbst oder durch autorisierte Administratoren angelegt werden. Im Rahmen der Kontoeinrichtung und Nutzung der Software werden personenbezogene Daten verarbeitet, die zur Bereitstellung und Verwaltung der Benutzerkonten erforderlich sind.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und nachvollziehbaren Systemnutzung).
Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Sofern Benutzer freiwillig zusätzliche Angaben machen (z. B. Profilinformationen), erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist grundsätzlich der jeweilige Kunde (Unternehmen oder Organisation), der das FSC einsetzt und Benutzer verwaltet.
Die 4strat GmbH fungiert in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.
Für Daten, die beim Betrieb der Plattform oder Supportzwecken verarbeitet werden (z.B. Logfiles, technische Kontaktdaten), ist die 4strat GmbH eigenständig Verantwortlicher.
2. Erhobene Daten
Im Rahmen der Erstellung eines Benutzerkontos werden folgende Daten verarbeitet:
Pflichtangaben:
– Vorname
– Nachname
– E-Mail-Adresse
– Benutzername (frei wählbar)
– sofern vom Administrator der Plattform erstellt, weitere optionale Attribute
Im Rahmen der Nutzung zusätzlich erfasst:
– Nutzeraktionen innerhalb der Software (z. B. Umfragen, Bewertungen) mit Zeitstempel
Zusätzlich können Administratoren eigene Datenfelder und Formulare definieren, um weitere personenbezogene Angaben zu erheben. Diese Inhalte werden von den jeweiligen Kunden festgelegt und verantwortet. Die 4strat GmbH hat keinen Einfluss auf die Auswahl, den Inhalt oder die Sensibilität dieser Angaben.
Kunden sind verpflichtet sicherzustellen, dass die Erhebung solcher Daten im Einklang mit der DSGVO erfolgt und dass betroffene Personen entsprechend informiert werden.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
a) Nutzung der Software und Benutzerverwaltung
Zur Erstellung, Verwaltung und Authentifizierung Ihres Benutzerkontos sowie zur kollaborativen Nutzung der Software benötigen wir die Pflichtangaben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
b) Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit zwischen Benutzern
Zur Sicherstellung der kollaborativen Zusammenarbeit innerhalb der Software werden folgende Daten erhoben und gespeichert:
– Login-Zeitpunkte
– Benutzername und Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) bei Erstellung und Bearbeitung von Inhalten
– Benutzername und Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) bei textbasierter Kommunikation zwischen Nutzern
– IP-Adresse
Diese Informationen sind notwendig, damit Benutzer im System identifiziert und einander korrekt zugeordnet werden können. Für die Zusammenarbeit in gemeinsamen Prozessen ist es unerlässlich, dass Nutzer nachvollziehen können, welche Inhalte von welchen Personen zu welchem Zeitpunkt erstellt oder verändert wurden. Zusätzlich können Administratoren E-Mail-Adressen verwenden, um bei Bedarf Passwörter zurückzusetzen oder direkte Nachrichten an Nutzer zu senden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren, sicheren und effektiven Zusammenarbeit im System).
Soweit Kunden eigene Datenfelder anlegen oder zusätzliche personenbezogene Informationen verarbeiten, erfolgt diese Verarbeitung im Verantwortungsbereich des jeweiligen Kunden. Die 4strat GmbH stellt lediglich die technische Infrastruktur bereit und verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
c) Support und IT-Betrieb
Ihre Daten können zur Aufrechterhaltung des technischen Betriebs im Rahmen von IT-Support und Wartung verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Systembetrieb).
4. Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur im erforderlichen Umfang an:
– Interne IT-Administratoren und Supportmitarbeiter
– Dienstleister zur technischen Betreuung der Plattform
– Behörden im Rahmen gesetzlicher Vorgaben
– Rechtsbeistände im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht, sofern sie nicht explizit erforderlich und gemäß Art. 44 ff. DSGVO abgesichert ist.
Eine Weitergabe der von Kunden eingegebenen personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden.
Die 4strat GmbH kann Unterauftragsverarbeiter einsetzen (z. B. Hosting-Dienstleister), die vertraglich zur DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet sind.
5. Speicherdauer
Die Speicherdauer der durch Kunden erhobenen Daten richtet sich nach deren Festlegung. Nach Vertragsende oder Löschung des Kundenkontos werden die Daten auf Weisung des Kunden gelöscht oder anonymisiert.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
– Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Ein Widerruf ggf. erteilter Einwilligungen ist jederzeit per E-Mail an support@4strat.de möglich. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
7. Hinweis zur Datensicherheit und Verantwortlichkeit für Inhalte
Die 4strat GmbH übernimmt keine Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der durch Kunden erhobenen Dateninhalte. Administratoren sind verpflichtet sicherzustellen, dass keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. ethnische Herkunft, politische Meinungen, Gesundheitsdaten) ohne geeignete Rechtsgrundlage erhoben werden.
8. Zustimmung
Die Nutzung vom FSC ist nur möglich, wenn Sie dieser Datenschutzerklärung zustimmen. Mit der Übermittlung des Registrierungsformulars bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben und mit der beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind.
9. Auftragsverarbeitung
Zwischen der 4strat GmbH und jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dieser regelt insbesondere die Art und den Umfang der verarbeiteten Daten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Rechte und Pflichten der Parteien.
10. Datensicherheit
Die 4strat GmbH trifft technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.
